En resumen
Pierdes dinero en un proyecto cuando su precio no cubre todo lo que cuesta hacerlo: las horas reales del equipo y las tuyas, su parte de los gastos del estudio, los variables, tu sueldo y un margen para la empresa. Se corrige calculando el coste por proyecto antes de presupuestar y comparando cada semana horas previstas y reales.
Tienes proyectos. El equipo no para. Tú tampoco. Y aun así hay meses en los que no te puedes pagar.
Lo veo continuamente en estudios con talento: creen que son rentables, pero pierden dinero por todos lados. Un mes te pagas bien, al siguiente poco y al otro nada. Un mes pan con tomate y al siguiente ostras.
La respuesta automática suele ser buscar más proyectos. ¿Por qué no funciona? Porque si cada proyecto pierde dinero, más proyectos solo hacen el agujero más grande. Da igual cuánto factures si al final no queda margen.
El problema no es cuánto facturas. Es cuánto te cuesta cada proyecto y si lo sabes antes de firmarlo.
Las cinco fugas por las que se va el dinero
- No repartes el coste del estudio. La oficina, los salarios, las licencias, los equipos, la gestoría. Todo eso existe aunque no haya proyectos, y cada proyecto tiene que pagar su parte.
- No cuentas tu sueldo. Te pagas con lo que queda en la caja a final de mes. Tu sueldo de dirección es un coste fijo más, igual que el alquiler.
- Olvidas los gastos variables. El coche para una visita de obra lejos de casa, la comida de ese día, los desplazamientos. Son pequeños, pero están en cada proyecto.
- Confundes beneficio con sueldo. El margen no es lo que te llevas tú. Es lo que se queda en la empresa para crecer.
- Presupuestas las horas a ojo y no las mides. Calculas más o menos cuánto le vas a dedicar, el proyecto se alarga, el cliente pide algo más y nadie compara lo previsto con lo real.
Cómo calcular el coste de un proyecto en cinco pasos
Es lo que explico en la pizarra en el vídeo de abajo. Sin fórmulas raras:
- Suma el coste anual del estudio. Costes directos e indirectos, con tu sueldo dentro.
- Divídelo entre los proyectos que haces al año. Si haces doce, entre doce. Ese es el coste de estudio por proyecto.
- Suma los costes fijos del proyecto. Las horas de cada persona que va a trabajar en él, a su coste real, y todo lo que necesitas siempre para producirlo.
- Suma los costes variables. Viajes, dietas y visitas.
- Añade el margen de beneficio neto y el impuesto sobre ese beneficio. El impuesto de sociedades se calcula sobre el beneficio, no sobre todo el precio. Si lo aplicas mal, te quedas con menos margen del que crees.
Con eso tienes el precio del proyecto sin IVA. A una empresa se lo das así, porque se deduce el IVA. A un particular, dale el precio con el IVA incluido. Si no, lo acabas pagando tú de tu margen. Los impuestos cambian según el país: confírmalos con tu asesor.
¿El resultado? Sabes lo que te deja cada proyecto antes de firmarlo.
Cómo controlar las horas sin volverte loco
El paso 3 solo funciona si sabes cuántas horas lleva cada tarea. Y eso no se adivina. Se mide.
- Escribe tu proceso de entrega por fases y tareas, con las horas previstas de cada una.
- Que cada persona apunte sus horas por proyecto y por fase. Tú incluido: tus horas también cuestan.
- Una vez por semana, compara las horas previstas con las reales en cada proyecto abierto.
- Cuando una fase se desvía, actúa en ese momento: revisa el alcance, cobra el cambio como extra o ajusta el proceso para el siguiente proyecto.
- Recalcula tus honorarios con las horas reales de varios proyectos, no con las que te gustaría.
Medir no es vigilar a tu equipo. Es dejar de dirigir el estudio a ciegas. Es la parte de finanzas del segundo paso que explico en cómo hacer que tu estudio de arquitectura funcione sin ti: cada mes sabes si ganas dinero y dónde lo pierdes, sin esperar a final de año.
Lo que no funciona
- Más proyectos. Más volumen con el mismo precio mal calculado es más pérdida y más caos.
- Cobrar un porcentaje de la obra o un precio por metro cuadrado a ojo. Te dice lo que cobra el mercado, no lo que te cuesta a ti.
- Mirar los números a final de año. Para entonces, el dinero ya se ha ido.
No te hace falta más volumen. Te hace falta estructura y control.
Un caso real
Carlos Moscoso dirige MAS arquitectura en Cusco (Perú). Cuando empezamos, cobraba por debajo de lo que le costaba cada proyecto y no sabía cuántos necesitaba al año para que el estudio funcionara. Esto es lo que más le ha servido:
"Llegar a mi número de oro, al número que yo quiero llegar como oficina, y saber mis costos operativos. Tener claro todo eso me ha servido para saber cuánto cobrar, cuántos proyectos necesito tener al año y cuándo estoy en riesgo de que no funcione el estudio."
Y el efecto en el día a día:
"El mes pasado he podido pagar toda mi planilla, todos mis gastos y todo sin estresarme. Nunca me había pasado."
Resultado individual de un estudio concreto. Cada estudio parte de una situación distinta.
La masterclass completa en vídeo
Te explico en la pizarra cada tipo de coste y cómo pasar del coste anual del estudio al precio de cada proyecto:
Preguntas frecuentes
¿Es mejor cobrar por horas o un precio cerrado?
Para el cliente, un precio cerrado por un servicio con un alcance claro. Las horas son tu herramienta interna para calcular ese precio y comprobar si lo cumpliste. Ni por horas a ojo ni por porcentaje del presupuesto de obra.
¿Qué margen de beneficio debería tener un proyecto?
Depende de tu modelo, de tu mercado y de tu plan de crecimiento. Lo que no depende de nada es que exista: el margen va aparte de tu sueldo y se queda en la empresa para crecer.
¿Tengo que incluir mi sueldo si trabajo solo?
Sí. Si no lo incluyes, te pagas con lo que sobra y cada mes cobras una cosa distinta. Tu sueldo es un coste más del estudio, como el alquiler o las licencias.
¿Cómo empiezo a controlar las horas si nunca lo he hecho?
Por los proyectos que tienes abiertos ahora. Que cada persona apunte sus horas por fase durante unas semanas y compáralas con lo que presupuestaste. Con eso ya ves dónde se te va el tiempo.
¿Cuánto tarda en notarse en el margen?
Depende de dónde parte tu estudio. El cálculo puedes hacerlo esta misma semana; el efecto en el margen llega con los proyectos que presupuestes a partir de ahora.